章程

日本浙江大学校友会章程

2006年4月16日会员大会通过
2008年4月13日会员大会通过
2010年2月6日会员大会通过
2016年1月10日会员大会通过

第一章 总 则

第一条 本会全称为日本浙江大学校友会,英文译名为Zhejiang University Alumni Association of Japan,英文缩写为ZUAAJP。以下简称“本会”。

第二条 本会是由旅日浙江大学校友自愿组成的联谊性,非赢利的社会团体。

第三条 本会的宗旨,是发扬光大母校的求是创新精神及“进步,民主,科学”的优良传统,广泛联络校友,促进校友联谊,促进和母校的交流,服务校友,服务母校,服务社会。

第四条 本会的主要活动是:

(一) 加强校友间、校友和母校的联系和情况交流;

(二) 组织联谊活动,为校友提供各类服务及必要协助;

(三) 促进校友为国家建设和母校的发展作贡献;

(四) 促进本会与各界在教育、科研和文化等各方面的交流;

第五条 设立地方或部门分会

为加强会员和本会之间的联系,在日本国内其他地区设立本会的分会或根据需要设立特别分会。

分会的设立的具体事宜,由理事会决定。

分会的机构、职能、人选以及运营办法,由理事会另行规定。

第六条 凡使用本会的名称,或以本会、本会理事会名义,或与本会有关接受邀请、参加各界举办的重要活动或接受新闻媒体采访时,均应事先征得理事会的同意。事后,应将参加活动或采访的大致内容以书面方式向理事会通报。

第二章 会 员

第七条 凡在浙江大学(含其前身)学习过的学生及工作过的教职员工(含授予名誉学位者和浙江大学聘请的各类兼职教授),并有在日本学习或工作生活经历,拥护本章程,均可申请参加本会。

入会时,本人须通过在线注册或在本会联谊活动现场注册以及其他方式申请。

非本会会员而对浙江大学以及本会的建设和发展做出较大贡献者,经本会理事会批准,可授予本会荣誉会员资格。

荣誉会员与会员享有同等权利。

第八条 会员享有下列权利:

(一) 本会的选举权,被选举权和表决权;

(二) 参加本会组织的各项活动;

(三) 享有本会活动的优先权;

(四) 对本会工作的批评、建议和监督权;

(五) 入会自愿,退会自由。

第九条 会员应履行下列义务:

(一) 遵守本章程;

(二) 执行本会决议;

(三) 接受并完成本会委托的任务;

(四) 维护本会的合法权益;

第十条 会员根据本人的意愿,可随时申请退会。但是必须书面向秘书长提出,经秘书长确认后,告知理事会。

退会的会员,如本人再申请入会的,可重新办理入会手续。

对违反本章程,严重损害本会利益或声誉的会员,理事会可根据本章程的有关规定,将其予以除名。但作出除名决议前,应给予当事人辩解的机会。

第三章 组织机构

第十一条 本会的最高权力机构是会员大会。

会员大会的职权是:

(一) 制定和修改章程;

(二) 选举和罢免理事和监事;

(三) 审议理事会的工作报告和财务报告;

(四) 决定终止本会事宜;

(五) 决定其他重大事宜。

第十二条 会员大会2年召开一次。会员大会由理事会召集并主持。

理事会根据实际情况确定定期会员大会的具体召开日期,并在会议召开前二个星期以上通知全体会员。

理事会决定以及过半数的理事书面联名可以召开临时会员大会。理事书面联名要求召开临时大会时,理事会应在联名要求2个月内召开。临时会员大会与定期会员大会具有同等权限。

大会会议决议须经到会会员半数以上通过方能生效。

第十三条 理事应自觉维护本会的声誉。

自愿为校友服务,愿意缴纳理事会费的会员都有成为本会理事的资格。

成为本会理事,采取自荐或他荐的形式。他荐的情况下,需要2名理事推荐。

在换届选举期间(自本届理事会预告换届选举日开始至新一届理事名单公布日),校友自荐或他荐,由换届小组确认资格无误或以书面形式确认本人的意愿后,作为新理事候选人。

换届选举期间之外,校友自荐或他荐,经秘书处确认资格无误或以书面形式确认本人的意愿后,交理事会评议,无反对意见的,正式成为本会理事。

理事有义务参加理事会并交理事会会费。

途中成为本会的理事,需缴纳会期的会费。

理事如果连续二次不出席理事会会议,也不授权其他理事,并不履行理事义务的,视为自动辞去本会理事职务,由理事会告知会员。理事可根据本人意愿,在征求理事会意见后,以书面方式,辞去理事职务。

第十四条 本会设置理事会,监事。

第十五条 理事会是会员大会的执行机构。在会员大会闭会期间组织开展本会日常工作,理事会对会员大会负责。

第十六条 理事会包括会长1名,常务副会长1名,副会长若干名,秘书长1名,副秘书长若干名,理事等。每届任期 2 年。

理事可连选连任,但会长至多连任1届。秘书长由副会长兼任。

第十七条 理事会的职权是:

(一) 执行会员大会的决议;

(二) 选举和罢免会长,常务副会长,副会长,秘书长,副秘书长以及决定会员的除名;

(三) 筹备以及召开会员大会;

(四) 向会员大会报告工作和财务状况;

(五) 根据情况和需要增补理事;

(六) 领导本会开展工作;

(七) 制定内部管理制度;

(八) 决定其他章程规定的或会员大会委托的重大事项。

第十八条 鉴于本会会员人数众多,地域分散,召集实体会员大会不易的情况,为保证大会以及理事会工作的顺利承接和运营,本会理事会通过网络进行换届选举。选举规则参见附件:【日本浙江大学校友会理事会换届选举规程】

在新任会长产生后两个月内,本届理事会应召开会员大会,并于会员大会当日由本届会长向新任会长移交所有职务,以及移交校友会公章。在新任会长产生到会员大会召开当日止,本届理事会必须将校友会的公共财物、财务帐目等全部移交完毕。

第十九条 罢免会长或常务副会长或秘书长,需要半数以上的理事提出书面动议;罢免副会长,副秘书长需要三分之一以上的理事提出书面动议;理事会在接到理事动议之后一个月内召开临时理事会,动议经出席理事会的理事三分之二以上(包括书面赞否意见统计在内)表决通过,则罢免立时生效。但作出罢免决议前,应给予当事人辩解的机会。

第二十条 理事会议须有半数以上拥有表决权力的理事出席(含委托表决权,以下同)方能召开,其决议须经到会理事半数以上表决通过方能生效。赞否票数相等时,由会长决定。

理事因故不能参加理事会时,需以书面形式向理事会请假,并委托其他理事行使表决权。

对于既没有请假也没有委托的理事,视为弃权。弃权者不能对会议决议和表决结果提出异议。

第二十一条 理事会每年至少召开一次全体会议;

理事会会议由会长、常务副会长或秘书长召集并主持。但三分之一以上的理事以书面形式要求召开临时理事会,或会长、常务副会长以及秘书长根据需要协商同意的,会长应在一个月内召集。会长过期不召集的,由常务副会长或秘书长负责召集。

理事会以及临时理事会,原则上以现场方式举行,遇有情况特殊的,由会长、常务副会长与秘书长商定后,可采用网络通讯或书面沟通等形式进行表决。

第二十二条 本会会长行使下列职权:

(一) 召集和主持理事会;

(二) 检查会员大会,理事会决议的落实情况;

(三) 对外代表本会,并签署有关重要文件及参加有关社会活动。

会长因故不能履行职务时,由常务副会长代行职务。如常务副会长也因故不能履行职务时,由过半数理事同意,可推举一名副会长代行会长之职。

第二十三条 本会秘书长行使下列职权:

(一) 负责主持理事会和秘书处的日常工作;

(二) 协调各方面关系,组织实施年度工作计划;

(三) 代表本会理事会参加有关社会活动。

第二十四条 监事负责监督理事会和本会的活动及财务情况,对理事会的财务报告进行审计,并在会员大会上进行汇报。

第四章 名誉职务

第二十五条 本会可根据情况设置名誉会长,名誉顾问和顾问等名誉职务。

本会历届会长结束任期后,非因被罢免等原因而卸任的,经理事会聘请,可担任本会的名誉会长。

其他对本会有特殊贡献的会员,经理事会聘请,可以担任本会名誉职务。名誉职务的名称由理事会决定。

名誉职务的任期不超过当届理事会的任期,再聘可再任

第五章 资产管理和使用原则

第二十六条 本会经费来源:

(一)理事会费、捐赠或赞助;

(二)利息;

(三)其他合法收入。

本会可接受各界友好团体及个人的捐赠或赞助。每年收到的捐赠或赞助款项,应向会员大会报告。

友好团体及个人通过会员个人向本会提供捐赠或赞助时,该名会员应及时向理事会报告,由理事会决定是否接受并安排具体接收事宜。

会员个人不得以本会名义直接收取上述捐赠或赞助款项。

第二十七条 对于本会资产,任何个人,机构或其它组织不得侵占,私分和挪用。

第二十八条 本会建立严格的财务管理制度,保证会计资料合法,真实,准确,完整。

本会的会计年度为每年四月一日至翌年三月三十一日

理事会指定理事分管财务,负责本会经费以及本会经费以外的相关活动费用等的收支和管理工作。

本会经费,原则上由分管财务的理事根据理事会的决定进行收支,并由其每年向理事会公布一次帐目,并接受理事会监督。

理事会应向会员大会报告本届大会经费的收支情况。

第二十九条 本会经费必须用于本会组织的活动和事业的发展,不得在会员中分配。

本会经费的支出(包括置办本会资产,会议经费,实施补助以及对外捐赠资助等),由经费申请人提出书面申请,由理事会批准后支出。但对本会捐赠的使用,捐赠人对用途有指定的,按捐赠人的意愿办理。

报销程序:由申请人提供原始收据或凭证,经包括申请人在内的两位当事人以及会长(或常务副会长或秘书长)签字后向分管财务理事报销,并备案待查。

第六章 附 则

第三十条 对本章程的修改,须经理事会半数以上表决通过,并报会员大会审议通过后,方为有效。

第三十一条 本章程的解释权属本会理事会。

第三十二条 本章程所称“以上”、“以下”均含本数,但作特别说明的除外。

第三十三条 本章程经会员大会表决通过后生效。

附件:

日本浙江大学校友会理事会换届选举规程

 第一条 根据日本浙江大学校友会章程第十八条的规定,本着民主自由的原则,通过会员网络大会对本会理事会实施换届选举。

第二条 理事会换届选举,按以下程序进行。换届选举以本届理事会期满日为开始日(倒计时,且不问是否属于工作日或休日)。

时限要求 完成事项
约60天前 本届理事会通过网络向全体会员预告换届选举,同时听取理事方便时日,确定召集理事会日程,确定换届选举事宜。
约50天前 召开理事会议(理事会也可通过网络进行),讨论并确定理事会换届选举小组(以下称换届小组)。换届小组由本届秘书长提名并通过理事会确认的3名成员组成,并由秘书长担任组长。如秘书长参选会长,则由理事会决定接替换届组长人选。
约40天前 换届小组确认本届理事的留任意向,催缴理事会费,认定新一届参选资格。向全体会员募集新理事候选人,公告期为10天,理事候选人的应募者应在截止日前,向换届小组提交志愿书。同时,向全体会员募集新一届会长候选人,公告期为14天以上。
约30天前 换届小组将征集的会长候选人及新理事候选人在本届理事会内公告。本届理事评议新理事候选人(评议期5天)及会长候选人(评议期1天)。
约20天前 确定会长候选人以及新理事候选人名单,向全体会员公布,接受会员评议。会长以及理事的评议期均5天,如没有收到异议,则确认理事会成立,并通过网络公布新一届理事名单以及会长候选人。
约10天前 新一届理事会成立后,一个星期内,会长候选人应向新理事会网上发表施政纲领。施政纲领,应可供理事们预习,并可在网上自由问答。

施政纲领应包括如下主要方面:个人简介,至今为止在本会的表现,表述志愿奉献的决心,运营组织的设想抱负等。

 

第三条 在本届理事会期满日(或换届小组确定的理事会日程),召开新一届理事会第一次会议以及召开会员大会,完成理事会换届选举程序,由两个阶段组成。

实施阶段 完成事项
第一阶段:

换届选举

由换届小组宣布新一届理事会第一次会议的召开,并报告网上理事会选举情况以及结果,包括有无对理事异议以及处理结果。

由换届小组主持新理事会会长选举。

由会长候选人陈述施政纲领的要点,并现场回答理事的提问。

答疑结束后,由换届小组向出席理事分发选票用纸,进行无记名投票。

换届选举主会场需要实际到会进行无记名投票。如经过理事会同意,3个人以上的分会场可以视频参会并行使投票权。

换届小组负责投票、监票、唱票事宜。

理事会在选举产生会长后,由新任会长主持理事会,按照章程规定选出常务副会长,副会长,秘书长,副秘书长,并同时组建或任命新的班子。

第二阶段:

召开会员大会

由本届理事会召开并主持会员大会,由本届会长及各部门做总结报告,并经会员大会审议通过,本届理事会期满结束。

由换届小组报告网上理事会换届结果,包括有无对理事异议以及处理结果,宣布理事会换届有效。

由新任会长代表新理事会报告会长选举情况以及常务副会长,副会长,秘书长的选举情况,介绍新一届理事会的安排。

第四条 本规程由理事会负责解释。